POLÍTICA DE PROTEÇÃO DE DADOS

DEFINIÇÕES
OBJETIVO
ESCOPO
PRINCÍPIOS PARA O TRATAMENTO DOS DADOS
- Dados Sensíveis
- Subcontratação de operadores
- Transferências de Dados para fora do Brasil
- Responsabilização e Prestação de Contas
DIREITOS DOS INDIVÍDUOS EM RELAÇÃO AOS DADOS PESSOAIS
AÇÕES PARA IMPLEMENTAÇÃO
REGISTRO DE RECLAMAÇÕES
ASSISTÊNCIA MÚTUA E COOPERAÇÃO COM A AUTORIDADE NACIONAL DE PROTEÇÃO DE DADOS
DATA EFETIVA E PRAZO DE VIGÊNCIA
IMPLEMENTAÇÃO - NOTIFICAÇÃO DE VIOLAÇÃO DE DADOS PESSOAIS - REVISÃO - RELATÓRIO
RESPONSÁVEL PELO CONTROLE OU OPERACIONALIZAÇÃO DE DADOS PESSOAIS NA SMARTRISK

POLÍTICA PROTEÇÃO DE DADOS

A SMARTRISK reserva-se no direito de alterar esta Política de Proteção de Dados a qualquer momento, sem aviso.

BASE

A SmartRisk Soluções em Logística e Rastreamento, doravante denominado neste instrumento como “SMARTRISK” está comprometido em manter a privacidade dos dados pessoais obtidos no curso de suas atividades empresariais e cumprir as leis e regulamentos aplicáveis sobre o tratamento de dados pessoais ”Dados Pessoais”, incluindo dados sensíveis ”Dados Sensíveis”. Isso inclui, mas não está limitado à Lei Geral de Proteção de Dados, Lei nº 13.709 de 14 de agosto de 2018 que entrará em vigor após esgotado o seu período de vacatio legis.

A SmartRisk decidiu adotar uma Política de Proteção de Dados para definir técnicas e medidas organizacionais adequadas contra o tratamento não autorizado e ilegal de Dados Pessoais e contra perda ou destruição acidental, ou danos aos Dados Pessoais, para assegurar que os Dados Pessoais, incluindo Dados Sensíveis, sejam devidamente protegidos.

As dúvidas sobre a legislação aplicável e/ou processos que envolvam coleta ou utilização de tipos especiais de Dados Pessoais podem ser direcionadas ao “Encarregado de Dados” encarregado da supervisão geral desta Política de Proteção de Dados através de um comitê próprio com participação de gestores da SMARTRISK que buscarão em cada uma de suas áreas de atuação o cumprimento desta política.

1. DEFINIÇÕES

Os termos e expressões a seguir, quando escritos em letras maiúsculas, deverão ter os seguintes significados, conforme definido abaixo:

O “Comitê de Proteção de Dados” é um comitê especificamente dedicado a lidar com Proteção de Dados, composto por representantes da SMARTRISK e do Encarregado de Proteção de Dados.

“Colaboradores” são todos os funcionários das SMARTRISK, incluindo diretores, estagiários, aprendizes e qualquer outra pessoa que possua vínculo direto com a empresa.

“Controlador de Dados” significa uma pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem compete as decisões referentes ao Tratamento de Dados Pessoais.

“Encarregado de Dados” significa a pessoa que na SMARTRISK é o responsável por coordenar e por assegurar a conformidade com a Política de Proteção de Dados e requisitos legais/regulamentares locais aplicáveis, também, atuará como o canal com os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

“Operador de Dados” significa uma pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do Controlador de Dados.

“Autoridade Nacional de Proteção de Dados” ou “ANPD” significa a autoridade administrativa encarregada da Proteção de Dados Pessoais é um órgão da administração pública nacional responsável por zelar, implementar e fiscalizar o cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados em todo o território brasileiro.

“Titular dos Dados” significa qualquer pessoa natural que possa ser identificada, direta ou indiretamente, através de meios que provavelmente serão usados por qualquer pessoa física ou jurídica, em particular em relação a um número de identificação, dados de localização, identificador online ou um ou mais fatores específicos da identidade física, fisiológica, genética, mental, econômica, cultural ou social dessa pessoa. Pode ser por exemplo, um cliente, um funcionário, um fornecedor.

“Dados Pessoais” significam quaisquer dados relacionados a um indivíduo (pessoa natural) que é ou possa ser identificada a partir dos dados ou a partir dos dados em conjunto com outras informações.

“Tratamento” é qualquer ação tomada tendo por base dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, tratamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração.

“Dados Sensíveis” significa os dados pessoais sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.

“LGPD” significa Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, Lei nº 13.709 de 14 de agosto de 2018.

2. OBJETIVO

O objetivo da Política de Proteção de Dados é definir as principais regras em relação à proteção de dados que são aplicáveis na SMARTRISK para garantir um nível adequado de proteção aos Dados Pessoais tratados.

O objetivo é ajudar a SMARTRISK e suas respectivas áreas internas a estabelecer programas de proteção de dados e cumprir a Lei Geral de Proteção de Dados e toda e qualquer legislação, incluindo regulamentações das autoridades competentes, que direta ou indiretamente estabeleçam regras sobre o tema.

3. ESCOPO

1. Abrangência geográfica

A presente Política de Proteção de Dados aplica-se ao Tratamento de Dados Pessoais coletados no Brasil, independentemente se o tratamento ocorrer no Brasil ou no Exterior.

2. Escopo material

a. Escopo da SMARTRISK

A Presente Política de Proteção de Dados aplica-se às atividades de tratamento da SMARTRISK relacionadas a:

(a) oferecimento de produtos ou serviços aos Titulares dos Dados em território nacional; ou

(b) monitoramento do comportamento dos Titulares dos Dados dentro dos limites em que seu comportamento ocorre no território nacional.

b. Escopo dos Dados Pessoais

Todos os tipos e categorias de Dados Pessoais tratados pela SMARTRISK no curso de suas atividades devem estar contemplados no escopo desta Política de Proteção de dados. Esses tipos e categorias devem incluir: Dados Pessoais coletados de clientes, clientes prospectados, reclamantes, Funcionários do SMARTRISK, candidatos a empregos, parceiros comerciais, fornecedores e outros terceiros.

A Política de Proteção de Dados cobre tanto os tipos de Tratamento automatizados como manuais.

4. PRINCÍPIOS PARA O TRATAMENTO DOS DADOS

Princípios Gerais

O Tratamento de Dados Pessoais executado sob o controle da SMARTRISK será feito de acordo com as leis aplicáveis e com as disposições desta Política de Proteção de Dados e em particular com as seguintes regras mínimas:

Quando estabelecido pela Lei Geral de Proteção de Dados, um relatório de impacto à proteção de dados pessoais (“RIPD”), deve ser conduzida pela SMARTRISK, incorporando os princípios estabelecidos no Art. 6º da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.

Os Dados Pessoais devem ser obtidos de forma justa e legal e com o direito à informação do Titular dos Dados, exceto se essas informações não forem necessárias considerando as hipóteses estabelecidas para o seu tratamento, se necessário, o consentimento expresso do Titular dos Dados deverá ser obtido;

Os Dados Pessoais devem ser coletados apenas para propósitos especificados, explícitos e legítimos e não podem ser tratados de forma incompatível com esses propósitos. Os Dados Pessoais apenas serão disponibilizados a terceiros para os ditos propósitos ou de qualquer outra forma permitida pelas leis aplicáveis.

Os controles e procedimentos técnicos e organizacionais apropriados devem ser implementados para garantir a segurança dos Dados Pessoais e evitar acesso ou divulgação não autorizados, que potencialmente poderiam resultar em alteração, destruição acidental ou ilegal, perda dos dados e contra todas as demais formas ilegais de Tratamento. Considerando as obrigações legais, boas práticas. As medidas de segurança devem ser elaboradas para garantir um nível de segurança apropriado aos riscos representados pelo Tratamento e natureza dos Dados Pessoais a serem protegidos.

Os Dados Pessoais coletados devem ser adequados, relevantes e não excessivos em relação aos propósitos para os quais são coletados e/ou serão processados.

Os Dados Pessoais não podem ser retidos por um período maior que o necessário para os objetivos para os quais foram obtidos, a menos que exigido de outra forma pelas leis ou regulamentos aplicáveis ou quando houver consentimento específico indicando um determinado período.

Devem ser implementados procedimentos para garantir respostas imediatas às indagações dos Titulares dos Dados para assegurar que eles podem exercer adequadamente seu direito de acesso, retificação e recusa ao Tratamento (Exceto quando a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais autorizar de outra forma).

Os Dados Pessoais apenas devem ser processados se esse Tratamento for baseado em bases legítimas, incluindo, por exemplo, se:

O Titular dos Dados deu consentimento inequívoco; ou
O Tratamento é necessário para o desempenho de um contrato no qual o Titular dos Dados é parte ou para executar etapas mediante a solicitação do Titular dos Dados antes de celebrar um contrato; ou
O Tratamento é necessário para conformidade com uma obrigação legal com a qual o Controlador dos Dados está sujeito; ou
O Tratamento é necessário para proteger os interesses vitais do Titular dos Dados; ou
O Tratamento é necessário para o desempenho de uma tarefa executada no interesse público ou no exercício de uma autoridade oficial investida no Controlador dos Dados ou em um terceiro para o qual os Dados Pessoais foram divulgados; ou
O Tratamento é necessário para objetivos de interesses legítimos almejados pelo Controlador dos Dados ou por Terceiro ou Partes para as quais os Dados Pessoais foram divulgados, exceto quando esses interesses são sobrepostos pelos interesses dos direitos e liberdades fundamentais do Titular dos Dados.

Dados Sensíveis

Dados Sensíveis deverão incluir quaisquer Dados Pessoais relacionados a:

Origem racial ou étnica, opiniões políticas ou crenças religiosas ou filosóficas do Titular dos Dados;
Se o Titular dos Dados é membro de um sindicato ou partido político;
Se o Titular dos Dados está vinculado a uma organização religiosa;
Saúde mental ou física ou condição ou vida sexual do Titular dos Dados;
Dados genéticos ou biométricos;
Outros dados específicos considerados sensíveis mediante as leis e regulamentos próprios.

A lista acima em hipótese alguma deverá ser considerada como exaustiva de Dados Sensíveis, na medida em que a legislação ou regulamentação poderá incluir categorias adicionais que deverão, nesses casos e quando aplicável, ser consideradas como Dados Sensíveis.

O Tratamento de Dados Sensíveis somente poderá ocorrer nas seguintes hipóteses:

Quando o titular ou seu responsável legal consentir, de forma específica e destacada, para finalidades específicas;
O Tratamento é necessário para os objetivos de executar as obrigações e direitos específicos do Controlador dos Dados no campo da legislação trabalhista dentro da extensão da legislação aplicável para as proteções adequadas;
O Tratamento é necessário para proteger a vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiros;
O Tratamento é realizado no exercício regular de direitos, inclusive em contrato e em processo judicial, administrativo e arbitral, este último nos termos da Lei nº 9.307, de 23 de setembro de 1996 (Lei de Arbitragem);
O Tratamento é realizado para garantia da prevenção à fraude e à segurança do titular, nos processos de identificação e autenticação de cadastro em sistemas eletrônicos e exceto no caso de prevalecerem direitos e liberdades fundamentais do titular que exijam a proteção dos dados pessoais;
O Tratamento relaciona-se com Dados Sensíveis que foram tornados públicos pelo Titular dos Dados; ou
O tratamento é permitido de outra forma mediante lei própria.

Subcontratação de operadores

Nos casos nos quais o Tratamento é realizado por um operador em nome da SMARTRISK, a empresa deverá escolher um subcontratado que tenha medidas técnicas de segurança suficientes e medidas organizacionais para garantir que o Tratamento será executado de acordo com esta Política de Proteção de Dados e a SMARTRISK deve garantir que os subcontratados cumprirão essas medidas. A SMARTRISK deve assegurar que o subcontratado acorde com essas medidas técnicas de segurança e medidas organizacionais por escrito, assinando um contrato que estipule em particular que o subcontratado atuará apenas conforme as instruções da SMARTRISK.

Transferências de Dados para fora do Brasil

A SMARTRISK deve garantir que transferências de Dados Pessoais fora do território nacional observem o estabelecido na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais:

• Transferindo os dados para países ou organismos internacionais que proporcionem grau de proteção de dados adequados conforme previsto na legislação brasileira;

• Quando a SMARTRISK comprovar que operador internacional oferece garantias do cumprimento dos princípios e direitos dos titulares na forma prevista na lei.

Responsabilização e Prestação de Contas

A SMARTRISK deve ser capaz de demonstrar as medidas tomadas para garantir a conformidade com a LGPD, bem como demonstrar a eficácia destas medidas.

5. DIREITOS DOS INDIVÍDUOS EM RELAÇÃO AOS DADOS PESSOAIS

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais define que os indivíduos devem receber informações sobre o Tratamento dos Dados Pessoais no momento da coleta dos dados. Embora possa haver exceções a esta regra. O tipo exato de informações a serem fornecidas variará dependendo da operação, contrato ou serviço, mas geralmente inclui, no mínimo:

Nome do Controlador dos Dados, já qualificadas nesta política;
Tipos de dados coletados;
Objetivos da coleta e tratamento de Dados Pessoais;
Destinatários dos Dados Pessoais;
Informações sobre os direitos de acesso, correção, atualização e em alguns casos retirada de

consentimento ou exclusão dos Dados Pessoais dos Sujeitos dos Dados, e como exercer esses direitos.

Estas informações poderão ser encontradas, nos termos de uso de site ou aplicativos da SMARTRISK, Contratos firmados com os consumidores e outras informações disponíveis nos canais oficiais da SMARTRISK.

No que diz respeito a LGPD, o Consentimento será necessário para realização de alguns tratamentos específicos, caso não exista base legal para utilização dos dados coletados. O consentimento deve abranger as atividades de tratamento de Dados Pessoais realizadas

No caso de um Tratamento de Dados Pessoais, os Titulares dos Dados possuem os seguintes direitos dentre outros previstos na legislação brasileira:

Confirmação da Existência de Tratamento;
Acesso aos dados;
Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD;
Portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa, de acordo com a regulamentação da autoridade nacional, observados os segredos comercial e industrial;
Eliminação dos dados pessoais tratados com o consentimento do titular, exceto nas hipóteses previstas na LGPD;
Informação das entidades públicas e privadas com as quais o controlador realizou uso compartilhado de dados;
Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa;
Revogação do consentimento, nos termos da LGPD.

A SMARTRISK está autorizada diretamente a acessar seus dados em caso de necessidade responder a sua solicitação.

Dentro do possível, os seus dados pessoais serão hospedados em servidores localizados no Brasil.

6. AÇÕES PARA IMPLEMENTAÇÃO

Programa de treinamento

A SMARTRISK responsabiliza-se em implementar programas de treinamento sobre proteção de Dados Pessoais aos Funcionários envolvidos no Tratamento de Dados Pessoais em relação aos princípios contidos nesta Política de Proteção de Dados Pessoais.

Os princípios gerais para treinamento e aumento de conscientização serão elaborados de forma conjunta e quando possível serão compartilhados exemplos práticos através de sessões de conscientização (e-learning, presencial...) em linha com as leis e processos aplicáveis.

A SMARTRISK deve definir como executar o controle do nível de treinamentos concluídos com êxito como também determinar a periodicidade das atualizações do treinamento, o treinamento sobre proteção de Dados Pessoais de Funcionários recém contratados, bem como um treinamento anual especialmente dirigidos aos Funcionários da SMARTRISK.

A SMARTRISK pode considerar incluir os seguinte itens no programa de treinamento: (i) Sumários dos principais conceitos, (ii) Apresentação dos critérios para o tratamento com base na LGPD; (iii) Síntese das bases legais para o tratamento de Dados Pessoais; (iv) Ilustrações da aplicação dos princípios na prática, (v) Uma visão geral das políticas e procedimentos relevantes da SMARTRISK, ou

(vi) Um estudo de caso interativo que exige que os funcionários lidem com um problema de proteção de dados, como uma solicitação do Titular dos Dados para acessar todos os Dados Pessoais relacionados a ele. Em todos os casos, o foco do treinamento deve ser nos requisitos previstos na LGPD.

Governança

A SMARTRISK possui uma Organização de Privacidade de Dados com (i) um modelo de governança de Privacidade de Dados aprovado pelo Comitê de Gerenciamento, (ii) um Administrador de Proteção de Dados do Grupo, (iii) um Comitê de Direção de Privacidade de Dados do Grupo.

O DPO determina a estratégia de proteção e privacidade de Dados Pessoais da SMARTRISK de acordo com os objetivos estratégicos e garante que os Colaboradores façam a adesão às disposições aplicáveis dos regulamentos de proteção de dados e privacidade.

Controle

Considerando potenciais consequências graves decorrentes da violação da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, a SMARTRISK deve implementar programas de conformidade e controles relacionados que sejam elaborados de forma cabível para prevenir, detectar, monitorar e abordar violações em potencial.

7. REGISTRO DE RECLAMAÇÕES

A SMARTRISK deve ter um processo interno, centralizado ou não, para registros de reclamações sobre o tratamento dos dados pessoais. No caso de uma reclamação, os Titulares dos Dados considerando a realização de um Tratamento ilegal ou inapropriado de seus Dados Pessoais que seja incompatível com a Política de Proteção de Dados, peticionar para:

Encarregado de Dados Pessoais da SMARTRISK; e/ou
Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

A SMARTRISK deve ter em seus sites da internet ferramentas práticas que permitam aos Titulares dos Dados registrarem reclamações, incluindo pelo menos uma das abaixo:

• Link da internet para um formulário de reclamação;

• Endereço de e-mail;

• Telefone;

• Endereço postal.

A menos que fique comprovado ser particularmente difícil encontrar as informações necessárias para conduzir a investigação, as reclamações devem ser investigadas da maneira mais rápida possível, com a conclusão em no máximo até 1 (um) mês e dando visibilidade dos próximos passos em até 05 (cinco) dias úteis ao titular dos dados pessoais.

8. ASSISTÊNCIA MÚTUA E COOPERAÇÃO COM A AUTORIDADE NACIONAL DE PROTEÇÃO DE DADOS

A SMARTRISK cooperará com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) em qualquer problema em relação à Proteção de Dados, dentro dos limites previstos na LGPD e sem renunciar a quaisquer defesas e/ou direitos de recurso disponíveis ao Controlador de Dados:

Disponibilizando o pessoal necessário para o diálogo com a ANPD;
Revisando de forma proativa, procedimentos internos considerando quaisquer diretrizes estabelecidas pela ANPD;
Ao responder as solicitações por informações ou reclamações;
Ao aplicar as recomendações relevantes ou diretrizes estabelecidas.

A SMARTRISK acorda em observar uma decisão da ANPD, dentro dos limites estabelecidos na LGPD e regulamentos aplicáveis, sem renunciar a quaisquer defesas e/ou direitos de recurso disponíveis ao Controlador de Dados.

Se a ANPD solicitar informações ou de qualquer outra forma exercer seu direito de investigação, o Encarregado de Dados deve ser informado sem demora por qualquer representante da SMARTRISK. Então o Encarregado de Dados / DPO deve atuar como o coordenador primário para formular uma resposta apropriada à indagação, tendo como suporte os colaboradores e/ou prestadores de serviços potencialmente envolvidos, bem como, os administradores e/ou responsáveis. Além disso, o DPO atuará como o contato direto e primário em relação a ANPD.

9. DATA EFETIVA E PRAZO DE VIGÊNCIA

A Política de Proteção de dados entrará em vigor em 11 de Janeiro de 2021, por um período ilimitado.

10. IMPLEMENTAÇÃO - NOTIFICAÇÃO DE VIOLAÇÃO DE DADOS PESSOAIS - REVISÃO - RELATÓRIO

Implementação

A SMARTRISK é a única responsável por assegurar que tenha um programa apropriado e efetivo de proteção de dados. O programa de conformidade de proteção de dados estará sujeito a auditorias internas periódicas que testarão a eficácia dos programas de conformidade de proteção de dados.

Notificação de violação de Dados Pessoais

Quando os Dados Pessoais dos Titulares dos Dados estiverem comprometidos, os responsáveis pela SMARTRISK deverão notificar o DPO / Encarregado de Dados imediatamente. Então a SMARTRISK, juntamente com o Encarregado de Dados, deve notificar a Autoridade Nacional de Proteção de Dados sem demora e em um prazo razoável contado da ciência do incidente de segurança.

A Comunicação deverá mencionar no mínimo a descrição da natureza dos dados pessoais afetados, as informações sobre os titulares envolvidos, os motivos da demora, no caso da comunicação não ter sido realizada imediatamente e as medidas técnicas e de segurança utilizadas para a proteção dos dados, observados os segredos comercial e industrial ou eventualmente o sigilo bancário.

Revisão

O Encarregado de Dados deve assegurar revisões e atualizações regulares da Política de Proteção de Dados, por exemplo, como consequência de alterações maiores na estrutura corporativa e no ambiente regulatório.

Neste sentido, o Encarregado de Dados deve auxiliar a definir e atualizar as medidas técnicas e organizacionais a serem implementadas ao coletar, tratar e/ou usar Dados Pessoais em conformidade com os requisitos legais. Tais medidas organizacionais e/ou técnicas podem apenas entrar em vigor após o Encarregado de Dados revisar e aprovar sua compatibilidade com esta Política de Proteção de Dados.

Relatório

É esperado que a SMARTRISK relate as informações relacionadas com violações de segurança de dados, qualquer auditoria ou exame da Autoridade Nacional de Proteção de Dados ao DPO da SMARTRISK.

11. RESPONSÁVEL PELO CONTROLE OU OPERACIONALIZAÇÃO DE DADOS PESSOAIS NA SMARTRISK

Os dados pessoais fornecidos para a SMARTRISK, terão como Controlador e/ou Operador (i) A SMARTRISK Soluções em Logística e Risco, pessoa jurídica de direito privado com CNPJ/MF 40.139.466/0001-97, com sede R. Hilda Del Nero Bisquolo, 102 - Jardim Florida, Jundiaí - SP, 13208-703; que estará apto para esclarecimento de dúvidas relacionadas as esta política ou diretamente através do Encarregado de Dados Pessoais.

O Encarregado de Dados Pessoais pode ser contatado através do endereço R. Hilda Del Nero Bisquolo, 102 - Jardim Florida, Jundiaí - SP, 13208-703 e endereço de e-mail: atendimento.clientes@SMARTRSK.com.br